清華天文社總務指南

    社團傳承，千頭萬緒，其中金錢可是麻煩的問題之一，這份文件將龐大的會計學簡化到社團所需要的部分而已，其中很多已經特化、簡化成社團需要的東西，跟真正會計學不符，還請懂得會計的人原諒，畢竟大學社團並不需要用到整個會計學，很多名詞也修改為易懂的白話了，想參考社團記帳工作的人可參考之，想真正懂會計則應該去找會計學來念，會計其實很簡單的。

    文件包含一個社團的總務應該要負的責任、基本會計觀念，其中援引本社部分實際收支為例子，對許多大學社團應該也很有參考價值。

　

天文社總務目前應有三大帳務

　

天文社帳務：社團收支

天文營帳務：營隊收支

帶動中小學帳務：帶動中小學收支

每一項帳務應有專屬的銀行帳戶，以及自己的日記帳與分類帳。

　

 

先定義一些名詞 以便陳述(非會計名詞)

　

一•上述三個大帳務，以下稱為帳戶。

二•天文社自己可以用來購買新東西的能力，包括帳簿內的虛擬金額或是皮夾內現金，稱為天文社內資。

三•天文社現有的東西，含各項財產、耗材、錢，稱為天文社資產。

四•天文社以外可以用來幫天文社買東西的能力，含課指組、教育部、神秘支援等等，稱為外資。

五•天文社增加了新的物資，可能是外資或內資購買，也可能是凹來的、社員捐助的，一律稱之為增添。

　

 

總務的任務

　

一•把關天文社的資產出入與花費：

　

首先需了解天文社現有資產，包含財產、耗材，天文社要增添東西都應該要經過總務把關，萬萬不要讓社員自行亂買東西，才拿著發票來報帳；換句話說，所有想使用天文社金錢的事務，都應先問過總務，由總務核可後，才可以增添，而總務自己則應該清楚天文社現行資產情形。

　

不要重複買已有的東西，而該買的卻一直沒買，尤其社上的耗材狀況應該掌握好，耗材包括放在餐櫃上的沖泡食品、各種活動要煮的食材、瓦斯罐、醬料、麵條、空氣清淨機用的濾網、衛生紙、活動用電池…等等。

　

二•掌握天文社的外在支援：

　

天文社的外在支援來自課指組、教育部還有其他各項可能支援，例如神秘畢業社員的經費之類的，總務在核可或是確認天文社要增添的東西後，應該優先設法調用外資來支應，到最後才使用天文社的內資。

　

三•打理帳務，確實記帳，並在學期終了時統計結算：

　

總務應具備基本會計觀念，最低要求應有確實的日記帳與初步的分類帳。

　

   進一步要求則可做出淨值變動表與損益表等等會計報表，以求了解經費使用情形，每一個帳戶就要有一份日記帳與分類帳，天文社一共有三個帳戶；不能馬虎，否則很快就會連自己都搞不清楚帳務出入。

　

總務如心力無法應付時，可以將日記帳托別人紀錄，因為日記帳比較單純，分類帳之後的資料請總務自行製作，簡單會計觀念如下述。

　

會計觀念

　

交易：

(1)對外交易：一個帳戶與其他的團體、個人、帳戶有財產上的移轉。

(2)對內交易：一個帳戶內，不同性質或科目的資產互相移轉。

　

會計要素：

資產(Assets)、負債(Liabilities)、淨值(Capital)、收入(Revenues)、花費(Expenses)

公式	解釋
資產－負債＝ 淨值	屬於一個時間點的概念 例如. 十一月初淨值100萬、九十六年年底淨值80萬
收入－花費＝本期損益	一段期間的概念 例如. 十一月的本期損益 -5,000

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

基本結論："本期損益"使得"淨值"有所變動，淨值又稱資本、身價、業主身價。

　

會計層級：

第一級 類別	依照五大會計要素，正確判斷每一筆帳的來去與分類 類別主要用來區分收入與支出
第二級 性質別	每一類別中，性質相近者應會編成類 例如. 資產應區分財產、耗材…等等 性質別在結帳時很重要。 天文社的部分應以不同活動，還有社產…等等作為性質別區分，例如：迎新宿營、期中出遊、竹女花費、小觀測、寒訓、天文社財產、天文社耗材 天文營應以不同股別作為性質別區分，例如活動、美宣、文資、生活、教學、宣傳…等等 帶動中小學應以不同的申請經費項目做性質別區分 例如雜支、影印…
第三級 科目別	性質相同者應再做科目區分，此一層級的科目稱之為會計科目，例如天文社耗材應區分為活動用食材、社辦維持用耗材、文具耗材、美工耗材……及其他…
第四級 子目別	科目別之下的細分，主要在於註記用途，以供後人參考 例如社辦維持用耗材可細分為，空氣清靜相關用品、乾式清潔用品、濕式清潔用品、社辦免費食物。 如有需要可自行劃分更細子目或是將子目本身寫得較為詳細，例如上述耗材可重新或細分為空氣濾網、薰香精油、掃把、畚箕、垃圾袋、抹布、清潔劑、社辦沖泡茶包、社辦沖泡咖啡、社辦咖啡豆…等等，視情況調整

　

會計科目：

    會計科目是重要的紀錄重點，每一筆帳一定要有會計科目，不然就無法進行分類了。

　

複式簿記（借貸法則）：

    指的是記帳時有一筆資產支出，就一定會有另一筆資產收入，其他會計五要素皆然，有一筆負債減少，對應另一筆負債增加。

　

 例如. 有一筆資產減少、現金-500元，就對應另一筆資產增加、鉛筆 +500元；延伸論述，帳戶的支出與收入動作應確實紀錄，不能混為一談，例如先墊100元，後向社員收費110元的動作，應至少有兩筆以上的帳務出現，不能偷懶只記賺10元。

　

複式簿記法則使每一筆帳含有日期、收入金額(+)、支出金額(-)、性質別、科目別，子目別則視情形斟酌增減。

　

紀錄小要點：

    每三位數要一個逗點，3,003、9,123,456….

　

會計循環：

    會計所相關的各項活動具有周期性，最低週期大致以年為單位，所以政府、公司會有所謂會計年度，從 1/1 ~ 12/31，也因此每年的教育部帶動中小學關帳日設在年底，必須在年底結束前將報銷程序完成。

　

一個會計循環包含：分錄-過帳-試算-調整-結算-編表，基本上不含清算，清算只有在解散時才需要用到，以下簡化社團所需要的部分。

　

分錄：

 當交易發生時，依複式簿記的法則先進行日記帳，日記帳並非指每天都記，而是以日為單位，按日子先後記流水帳，例如

　

日期	會計科目	支出金額	收入金額	摘要
94年
……	……	……	……	……
10/11	期中出遊第一次採買	-253		買義大利麵用白醬
10/12	期中出遊保險	-3,003		有申請課指組保險費補助
10/12	期中出遊影印	-946		申請課指組影印費補助，華通採購竹簾、墨水，
……	……	……	……	……
其他	日期	的帳務	紀錄
……	……	……	……	……
11/11	期中出遊第二次採買	-3,732		採購冷凍食品、早餐、宵夜
11/16	買安全帽	-648		安全帽不夠，用餘額直接買兩個(Jolin & 小白)
……	……	……	……	……
1/10	課指組發錢		+4259	期中出遊影印與保險費補助

　

過帳：

日記帳之後應以性質別作為依歸，進行分類帳的紀錄，即為過帳程序，例如上述的部分日記帳即應彙整為一個性質別 - 期中出遊(Star Party)，例如 ：

　

九十三年上學期分類帳

性質別名稱	性質別總額	性質別註記	會計科目	支出金額	收入金額
……	……	……	……	……	……
……	……	……	……	……	……
……	……	……	……	……	……
			……	……	……
			……	……	……
			……	……	…………
			……	……	……
期中出遊	-659	小賠 但是留下食物太多，如買少些更好	影印費用	-946
			保險費用	-3,003
			買螺絲	-60
			採買1	-253
			採買2	-3732
			地圖	-69
			安全帽	-648
			修大家的車子	-1150
			收費		+5250
			課指組補助	+4529
冬至湯圓	-585	這類活動還不錯	湯圓錢	-585
……	……	……	……	……	……
社上財產			維修	???	???
			課指組補助維修	???	???
			……	……	……
			……	……	……
社上耗材
本學期損益	+1468
下期移轉	+18389

　

以上的例子都是簡單的例子，實際的日記帳中會有更複雜的出入，例如預收款、活動收費時每個人不同時間繳費、補助每學期一次發給、押金、墊錢…等等週轉項目，這些在分類帳時就可以稍微的精簡，但是只能在日期上做精簡，比如說，不同日期的收費，但是都是期中出遊向社員收費，在分類帳上面，可以記在同一筆期中出遊收費+5250元，但是可別自行精簡了會計科目，把什麼東西都記同一筆期中出遊採買-5909，更不能亂精簡性質別，那我們還要記帳幹嘛？

　

上述各項名目與金額數目，以表中的實例做計算，為九十三年度的部分帳務。

　

試算：

每隔一段時間，都應該要將日記帳過帳到分類帳去，應以一個月為單位。

　

每次過完帳之後，都應進行試算，驗證各項資產、負債、金額…等等的正確與否，奉勸各位認真試算，今天你如果保管社團財務，就算金額不對其他人也沒辦法處罰你，但若你保管公務財產，隨時都可能有稅務人員來檢查，你的分類帳、試算如果不對，馬上就有侵占公產的刑事責任與民事賠償上身，不可不慎，社團財務簡單很多，是很好上手的對象，可多練習。

　

調整：

年度或學期終了時，應該累積了許多的性質別，其中可能會有一些牴觸與出入，這時就應進行調整，調整之後就要結算。

　

結算：

結算的動作應包括計算「本期損益」、計算「下期移轉」，原則上應該是一學期結算一次，本期損益即表示這學期究竟是賺是賠，下期移轉則意味剩下多少多西給下一個會計循環。

　

編表：

會計報表含損益表、資產負債表、現金流量表、淨值(資本)變動表…等等，社團總務不要求做到，不過一些記帳軟體可以直接繪製這些報表。

　

誤記時的處理：

原則上誤記帳應該在不刪除錯誤紀錄的情形下，以增修方式記錄更動項目，例如.

　

誤記範例

1/10       課指組發錢                         +5259

　

　

修改，應增加增修條文如下

　

1/10       課指組發錢                         +5259

　

………其他日記帳務

　

1/30  發現1/10課指組發錢多記1000，應扣款                 -1000

 

如果採用紙本記帳，則須按照上述方式，如果以電子表格進行記帳，可以將過帳跟調整放在一起進行，反正修修改改即可，也不一定要按照上述的增修方式，但是上述方式的確是較為謹慎的做法，建議採用！

　

如用記帳軟體，軟體多會自動做分帳之後的程序，使用者只要記日記帳即可。

　

本文增修日期：95年2月4日，hank